Rocket Tronc

Olyan brit vendéglátóipari csoportok számára fejlesztve, amelyeknek jogszabályoknak megfelelő, auditálható tronc-munkafolyamatokra van szükségük több helyszínen – és amelyek a borravaló-adatokat a teljes operatív képpel szeretnék összekötni.

A kihívás

Az Employment (Allocation of Tips) Act 2023 (2023-as brit borravaló-elosztási törvény) véglegesen megváltoztatta a brit vendéglátóipar megfelelőségi (compliance) környezetét. A munkáltatóknak mostantól a borravaló 100%-át át kell adniuk a dolgozóknak, három évre visszamenőleg meg kell őrizniük az elosztási nyilvántartásokat, írásos borravaló-kezelési szabályzattal kell rendelkezniük, és négy héten belül válaszolniuk kell a dolgozók adatkérési kérelmeire. Azoknál a csoportoknál, amelyek több helyszínt és tucatnyi vagy több száz borravalóra jogosult alkalmazottat foglalkoztatnak, a manuális tronc-kezelés többé nem védhető – sem jogi, sem operatív szempontból.

A megfelelőségen túl a vendéglátóipari üzemeltetőknek szükségük volt arra, hogy a tronc-adatok összekapcsolódjanak a tágabb operatív rendszerekkel: a bérköltségekkel, az egy vendégre jutó bevétellel (revenue per cover), a POS-adatokkal és a bérszámfejtéssel – hogy a borravaló-elosztást az üzleti teljesítmény kontextusában lehessen vizsgálni, és ne csak elszigetelten dolgozzák fel.

Amit építettünk

• Automatizált begyűjtés és elosztás. A Rocket Tronc közvetlenül kapcsolódik a POS rendszerekhez, és automatikusan kiszámítja a borravaló-elosztást konfigurálható szabályok alapján: ledolgozott órák, munkakör súlyozása, szenioritás és helyszíni (venue-level) szabályzatok. Az üzemeltetők egyszer határozzák meg a szabályokat; a rendszer pedig minden műszakban következetesen alkalmazza azokat.
• HMRC-konform riportolás. Minden elosztás legenerálja a HMRC (brit adóhatóság) előírásainak és a dolgozói átláthatóságnak megfelelő nyilvántartásokat – amelyek minden további előkészület nélkül készen állnak az auditra. A dolgozók a számukra kialakított felületen valós időben tekinthetik meg saját tronc-történetüket.
• Bérszámfejtő-rendszer integráció. A Rocket Tronc integrálódik a Sona HR, a Xero, a Fourth, az S4Labour és a Lightspeed rendszerekkel, biztosítva, hogy a tronc-adatok manuális egyeztetés (reconciliation) nélkül áramoljanak a bérszámfejtésbe. Azoknál a csoportoknál, amelyek már a Rocket OS-t használják, a tronc-adatok a munkaügyi, bevételi és operatív adatok mellett egyetlen platformon kapnak helyet.
• ERP-integráció. A Rocket OS ügyfelei számára a Rocket Tronc az integrált operatív réteg része – a tronc-elosztások az egy vendégre jutó bevétel, a bérköltség-százalékok és a helyszíni P&L (eredménykimutatás) adatokkal együtt elemezhetők. Ez az az adatintelligencia, amit a manuális tronc-kezelés teljesen lehetetlenné tesz.
  

Amit mi tudunk, mások viszont nem

A brit vendéglátóipari bérszámfejtés nem egy egyszerű terület. A tronc-jogosultsági szabályok, a kötelező szervizdíj és az önkéntes borravaló közötti különbség, a National Insurance (társadalombiztosítási) számításokkal való kölcsönhatás, valamint a HMRC által elismert tronc-rendszerek árnyalatai – ezek mind olyan részletek, amelyek könnyen megakasztják a mély vendéglátóipari ismeretek nélkül épített, általános bérszámfejtő platformokat.

A Rocket Tronc-ot az iparágon belülről fejlesztettük, olyan üzemeltetők számára, akik nem engedhetik meg maguknak a hibázást. A megfelelőségi (compliance) keretrendszer nálunk nem egy indulás után utólag ráhúzott funkció – ez maga az alap, amely köré a platformot terveztük.

Az eredmény

A Rocket Tronc-ot használó, több helyszínnel rendelkező vendéglátóipari csoportok kiiktatták a manuális tronc-számításokat, megszüntették a 2023-as törvényből fakadó megfelelőségi kockázataikat, és – a Rocket OS ügyfelei esetében – átláthatóságot nyertek a borravaló-adatok felett a teljes munkaügyi és bevételi képük részeként.

Azon üzemeltetők számára, akik korábban Excel-táblázatokban kezelték a tronc-ot, a legközvetlenebb hatás a helyszínenkénti havi több órás adminisztráció megszűnése. Azok számára pedig, akik kockázatot futottak az új törvény árnyékában, mindez egyszerűen nyugalmat jelent.