Octoplan - Belső Munkafolyamatok

Három hét alatt felépítve a Claude Code segítségével – egy teljes belső tervezési és vállalatirányítási platform, amely öt különálló SaaS eszközt váltott le, AI-alapú ticket-létrehozással, intelligens előrejelzéssel (forecasting) és a meglévő rendszerekből történő mély adatmigrációval.

A probléma az öt különálló eszközzel

Mint a legtöbb ügynökség, az Octopus is egy sor specializált eszközön keresztül végezte az operatív működését: Resource Guru az erőforrás-tervezéshez, Everhour az időkövetéshez (time tracking), Asana a projekt- és feladatmenedzsmenthez, egy külön számlázó platform, és egy szabadságkezelő rendszer. Külön-külön mindegyik viszonylag jól végezte a dolgát. Együtt azonban egy töredezettségi (fragmentációs) problémát hoztak létre. Az adatok öt különböző helyen éltek. Egy projektmenedzsernek, aki látni akarta az aktuális sprint kihasználtságát (utilisation), a jövőbeli kapacitást és a kiszámlázható órákat, több fület kellett megnyitnia és manuálisan egyeztetnie a számokat. A forecasting egy Exceles ujjgyakorlat volt. A számlázáshoz adatokat kellett exportálni és újra rögzíteni. A szabadságok jóváhagyása nem volt összekötve az erőforrás-naptárral. Az adminisztrációs teher (overhead) nagyon is valós volt, és a csapat méretével együtt skálázódott. Úgy döntöttünk, megépítjük azt az eszközt, amire valójában szükségünk volt – egy olyat, amely mindezeket a funkciókat egyetlen, integrált, beépített intelligenciával rendelkező platformban egyesíti.

Mit csinál az Octoplan

• Diktálás alapú ticket-létrehozás. A mérnökök és a projektmenedzserek gépelés helyett szóban is létrehozhatnak részletes, jól strukturált ticketeket. Az Octoplan AI rétege átírja a diktálást, kinyeri a feladat részleteit, alkalmazza a megfelelő projekt- és prioritás-kontextust, és létrehozza a ticketet a leírással, a becslésekkel (estimates) és a felelősökre tett javaslatokkal – készen a felülvizsgálatra és a jóváhagyásra. Az AI által piszkozatként megírt ticketek minősége következetesen magasabb, mint a sebtében begépelteké, a létrehozással járó súrlódás (friction) pedig jelentősen csökken.
• Becslési munkafolyamatok (Estimation workflows). A strukturált becslés be van építve a feladatok munkafolyamatába. Amikor egy ticket létrejön, a becslési folyamat irányított és rögzített – nincsenek többé Slack-threadekben vagy e-mail láncokban kallódó becslések. A korábbi sebességadatok (velocity data) visszacsatolódnak a becslési felületre, így a csapat láthatja, hogyan viszonyultak a múltbeli becslések a tényleges számokhoz a hasonló típusú feladatoknál.
• Ütemezés és erőforrás-menedzsment. Az erőforrás-tervezés leváltja a Resource Gurut: a projektkiosztások, a kapacitástervezés és a kihasználtság átláthatósága mind ugyanabban a rendszerben vannak, mint maguk az ütemezett feladatok. Amikor egy új projekt felmérése (scope-olása) megtörténik és a feladatok létrejönnek, az erőforrásokra gyakorolt hatás azonnal láthatóvá válik – nincs külön eszköz, nincs manuális egyeztetés.
• Szabadság- és távollétkezelés. A szabadságkérelmek, a jóváhagyások és a csapatszintű távollétek átláthatósága közvetlenül integrálva van az erőforrás-naptárral. Egy szabadság jóváhagyása automatikusan frissíti a kapacitást; egy adott régióban lévő munkaszüneti nap (bank holiday) pedig automatikusan módosítja a tervezést.
• Egyedi ügyfél-hozzáférés. Az ügyfelek szűrt hozzáférést (scoped access) kaphatnak a projektjük előrehaladásához, a ticketek státuszához és a szállítási ütemtervhez – anélkül, hogy látnák a belső költségadatokat, a csapat kapacitását vagy más ügyfelek munkáját. Az ügyfeleknek szánt nézetek kifejezetten az átláthatóságot szolgálják, és nem a belső felületek sebtében szűrt változatai.
• Intelligens forecasting és kihasználtsági riportok. Az Octoplan előrejelzi a bevételt, a kihasználtságot és a kapacitást a jelenlegi projektkötelezettségek, a pipeline becslései és a csapat elérhetősége alapján. A riportolási réteg azokat a metrikákat hozza felszínre, amelyek az ügynökségi működés szempontjából igazán számítanak: a kiszámlázható kihasználtságot személyenként, a projektárrést ügyfelenként, az előrejelzések pontosságát az idő múlásával, valamint a közelgő kapacitáshiányokat – még azelőtt, hogy azok szállítási problémává válnának.
• Számlázás. A számlák közvetlenül a rögzített idő és a projekt mérföldkövei alapján generálódnak – nincs adatexport, nincs újbóli adatbevitel. A számlázási modul össze van kötve a projekt- és időadatokkal, így ami kiszámlázásra kerül, az mindig tökéletesen egyezik azzal, ami le lett szállítva.
• Mély migráció a meglévő rendszerekből. Építettünk egy migrációs eszköztárat, amellyel átemeltük a múltbéli adatokat az Asanából, az Everhourból, a Resource Guruból és az előző számlázó platformból az Octoplanba – megőrizve a projektek történetét, az időnyilvántartásokat és az ügyféladatokat, így az átállás nem igényelt fájdalmas szakítást a múlttal.

Hogyan építettük fel: Három hét a Claude Code-dal

Az Octoplan három hét alatt készült el. Ez a sebesség azért volt lehetséges, ahogyan az AI-t a teljes fejlesztés során használtuk – kifejezetten a Claude Code-ot, az Anthropic AI kódoló környezetét. Az architektúrát és az adatmodellt a szenior mérnökcsapat tervezte meg. A domén specifikus döntéseket – hogyan kapcsolódnak a feladatok a projektekhez, hogyan számítjuk a kihasználtságot, milyennek kell lennie a becslési munkafolyamatnak, hogyan kell skálázni az ügyfél-hozzáférést – emberek hozták meg. Ezután a Claude Code-ot agresszívan használtuk a következőkre:

• Komponens- és szerviz-scaffolding: Az egyes modulok kezdeti struktúrájának generálása a dizájn specifikációkból.
• Adatmodell implementáció: Az entitástervek lefordítása séma-definíciókká, migrációkká és tipizált API-szerződésekké (contracts).
• Integrációs "vízvezetékszerelés" (plumbing): A diktálásfeldolgozó konnektorai, a migrációs importőrök és a számlázási adatcsatorna (pipeline) összekötése.
• Tesztgenerálás: Egység- (unit) és integrációs tesztek vázának elkészítése az alapvető munkafolyamathoz és a forecasting logikához.

A Claude Code nem hozott architekturális döntéseket, és nem írta meg az előrejelző motor üzleti logikáját. Amit viszont megtett, az az volt, hogy eltüntette a távolságot a tervezési döntés és a működő implementáció között – a napokig tartó vázépítést (scaffolding) és huzalozást órákra rövidítette, lehetővé téve, hogy a csapat figyelme azokon a részeken maradjon, amelyekhez emberi mérlegelés és szaktudás szükséges.

Az eredmény

Az Octoplan egyetlen, kifejezetten az Octopus működésére szabott rendszerrel váltotta le a Resource Gurut, az Everhourt, az Asanát, a szabadságkezelő eszközt és a számlázó platformot – azaz öt különálló SaaS-előfizetést. A gyakorlati eredmények azonnaliak voltak: a projektmenedzsereknek egyetlen helyük van a kapacitás, a feladatok és a szállítási státusz kezelésére. A számlázás többé nem egy manuális adategyeztetési (reconciliation) gyakorlat. Az ügyfél-hozzáférés úgy megoldott, hogy nem kell megosztani a belső eszközeinket. A forecasting pedig valós adatokon alapul a havi Excel-frissítések helyett. Az Octoplan ma az Octopus projektszállításának operatív gerince – és egy élő bizonyíték arra, hogy ugyanaz a megközelítés, amit az ügyfeleknél alkalmazunk (AI-val támogatott fejlesztés emberi, architekturális kontrollal), a belső eszközeink esetében is pont ugyanolyan kiválóan működik.